Referenz, Arbeitsschutz in einem Hamburger Unternehmen

Sicherheitsbegehungen mit Grundriss, Checkliste und PDF-Protokoll

Die Sicherheitsbeauftragten eines Hamburger Unternehmens erfassen seit Herbst 2025 an zwei Standorten jeden Raum und jeden Mangel direkt auf dem Smartphone oder Tablet, eingezeichnet im Grundriss. Ein Haus mit rund 20 Räumen ist jetzt in 30 bis 45 Minuten begangen, vorher dauerte es etwa zweieinhalb Stunden. Das Protokoll ist am Ende der Begehung fertig, alle Daten bleiben auf dem Gerät.

Ausgangslage

Sicherheitsbegehungen liefen über Papierlisten und lose Notizen. Welcher Raum schon geprüft war und welcher Befund zu welcher Stelle im Gebäude gehörte, musste für das Protokoll nachträglich zusammengetragen werden. Für ein großes Haus mit rund 20 Räumen dauerte die Begehung etwa zweieinhalb Stunden, danach musste das Protokoll noch ausgearbeitet werden.

Einblicke

Geprüfte Räume sind grün markiert, Mängel sitzen mit Nummer und Symbol an ihrer Stelle im Plan.

Jedes Gebäude ist in Stockwerke gegliedert. Eine laufende Begehung lässt sich hier fortsetzen.

Pro Raum werden 9 Prüfpunkte bewertet, ein Mangel ist direkt mit seiner Dokumentation verknüpft.

Ein Mangel mit Foto, Kategorie, Dringlichkeit und Bearbeitungsstand.

Die Historie zeigt alle Begehungen eines Gebäudes mit Stand, Mängeln und PDF.

Das PDF-Protokoll fasst die Begehung zusammen und zeigt jedes Stockwerk mit nummerierten Mängeln.

Beispieldaten: Gebäude, Personen, Grundrisse und Fotos sind erfunden.

Umsetzung

Ausgangspunkt waren der Ablauf einer Begehung vor Ort und die Angaben, die das Protokoll für Geschäftsführung und Fachkraft für Arbeitssicherheit enthalten muss. Für jedes Gebäude werden die Stockwerke angelegt und die Grundrisse als Foto oder Scan hinterlegt, die Räume sind mit wenigen Tipps eingezeichnet. Während der Begehung wird pro Raum eine Checkliste mit 9 Prüfpunkten abgearbeitet. Einen Mangel erfasst man direkt im Raum, er erscheint mit Nummer an seiner Stelle im Grundriss.

Am Ende erzeugt die App das PDF-Protokoll mit Grundrissen, nummerierten Mängeln, Fotos und dem vollständigen Prüfumfang. Räume, die noch nicht geprüft wurden, stehen sichtbar darin. Behobene Mängel werden mit Datum und Vermerk abgehakt und erscheinen in einem eigenen Kapitel als Nachweis der Wirksamkeitskontrolle.

Fotos von Mängeln können Beschäftigte oder andere Personen zeigen. Deshalb habe ich bewusst auf einen Server verzichtet. Alle Daten bleiben auf dem Gerät und werden über eine Datei gesichert und weitergegeben. Datenhaltung, Sicherung und Import sowie die Hilfen beim Einzeichnen der Räume sind mit 177 automatisierten Tests abgesichert.

Ergebnis

Seit Herbst 2025 arbeiten die Sicherheitsbeauftragten an zwei Standorten mit der App. Dasselbe Haus mit rund 20 Räumen ist jetzt in 30 bis 45 Minuten begangen, und am Ende ist das Protokoll fertig. Die Nachbereitung am Schreibtisch entfällt.

Prüfumfang mit jedem Raum und allen Prüfpunkten, nicht geprüfte Räume gelb hervorgehoben. Daneben die Mängelliste mit Fotos.

Ein ähnliches Vorhaben?

Beschreiben Sie kurz Ihr Vorhaben oder das Problem, das Sie lösen möchten. Ich melde mich mit einem Terminvorschlag für das Erstgespräch.

Erstgespräch vereinbaren Alle Referenzen